Automatiser un rapport hebdomadaire sur Excel
Un rapport reconstitué à la main chaque semaine à partir d'un formulaire Microsoft Forms, produit aujourd'hui en trois minutes au lieu d'une demi-heure. Voici comment fonctionne le classeur.
Décrire mon projetLe point de départ
Chaque semaine, une personne récupérait les réponses d'un formulaire Microsoft Forms, les triait, puis les reportait dans un tableau mis en forme. Le travail prenait environ une demi-heure. Comme tout était saisi et mis en page à la main, une erreur de saisie pouvait se glisser dans le tableau, et sa présentation n'était pas garantie identique d'une semaine à l'autre.
Ce que fait le classeur
Le travail de l'utilisateur tient en trois gestes.01
Coller l'export
On colle l'export du formulaire Microsoft Forms dans un onglet du classeur prévu pour cela.
02
Saisir la semaine et deux dates
On tape le numéro de semaine (36, par exemple), qui donne son en-tête au tableau : « WEEK 36 ». On indique aussi la date de début et la date de fin, pour ne garder que les réponses du formulaire comprises entre les deux.
03
Cliquer sur le bouton
Une macro VBA génère le tableau, toujours avec la même mise en page.
Les contrôles intégrés
Le classeur affiche un message d'erreur et ne génère pas le rapport tant que les données ne sont pas bonnes. Trois cas sont contrôlés :
- un numéro de semaine incorrect
- un format de date incorrect
- un onglet du formulaire vide
Ce qui change
- Moins d'erreurs : le tri et la mise en forme ne se font plus à la main.
- Une mise en page identique chaque semaine, et un rendu professionnel qui se maintient au fil des semaines.
Cet outil a été développé lors d'une mission en entreprise.
« Le fichier mis en place par Kristofer m'a permis de réaliser mon rapport hebdomadaire sans effort et sans risque d'erreur de saisie. »
Et chez vous ?
Un export de formulaire, un fichier sorti d'un logiciel, un tableau à reconstituer chaque semaine ou chaque mois : décrivez-moi la tâche en deux lignes, je vous dis si elle peut s'automatiser.
Un rapport à refaire chaque semaine ?
Quel fichier, quelle tâche, à quelle fréquence. Cela suffit pour que je vous dise si c'est automatisable et ce que cela représente comme travail.